Обзор "ИТ в Санкт-Петербурге 2007" подготовлен

Андрей Фадеев: Автоматизация лишь части управленческого процесса зачастую может усложнить общее управление предприятием

О преимуществах использования предприятиями комплексной системы автоматизации, интегрированной системы менеджмента, об особенностях, которые следует учитывать при внедрения подобных решений в интервью CNews рассказал заместитель коммерческого директора «Поликом Про» по продаже решений Андрей Фадеев.

CNews: Как изменился спрос на системы автоматизации проектного и процессного управления, по вашим оценкам? Как эволюционировал подход к автоматизации бизнес-процессов за последние 2-3 года?

Андрей Фадеев: Сегодня уже никого не удивить автоматизацией отдельных бизнес-процессов. Системы, автоматизирующие документооборот, управление проектами и ключевые процессы, внедрены на многих предприятиях. Но внедряя системы автоматизации отдельных бизнес-процедур, многие заказчики не получают ожидаемого эффекта. В реальной жизни процессы управления сочетают в себе различные элементы документооборота, процессного и проектного управления, коллективной работы. Автоматизация лишь части управленческого процесса зачастую может усложнить общее управление предприятием. Поэтому заказчики хотят видеть систему, которая не просто автоматизирует отдельные бизнес-процессы, но и повышает их эффективность.

«Поликом Про» уже достаточно давно предлагает системы проектного и процессного управления. Но в последнее время мы заметили серьезную потребность наших заказчиков не только в автоматизации отдельных процедур, но и в интеграции автоматизированных систем.

Прежний подход, когда автоматизировались только отдельные процедуры — лоскутная, островная автоматизация — отходит в прошлое. Как показывает практика, в чистом виде проектное и процессное управление не существует. Предприятиям требуются комплексные решения, которые позволяют в рамках бизнес-процедур автоматизировать как процессы управления проектами, так и различные повторяющиеся процедуры (процессное управление). При этом, элементом, дополняющим общую картину, является система коллективной работы. Проектное, процессное управление и система коллективной работы являются обязательными элементами, добавив к которым интеграцию с системами управления производственными ресурсами, системами бюджетирования и финансового управления, мы получаем полноценную систему менеджмента на предприятии.

CNews: Каковы основные технологические составляющие такого комплексного решения?

Андрей Фадеев: В подобном решении должны присутствовать пять основных элементов: система проектного управления, система управления процессами, система стратегического планирования и сводного анализа, система коллективной работы, а также интеграционная подсистема, осуществляющая стыковку системы менеджмента и учетной системы и системой бюджетно-финансового планирования. Все эти системы используют универсальный электронный архив и базу данных.

Помимо перечисленных составляющих, не обойтись без коммуникационной подсистемы. На многих предприятиях, помимо электронной почты, сегодня применяются системы обмена мгновенными сообщениями, автоматические факсовые системы, интегрированные с телефонными станциями коммуникационные системы, а также решения, позволяющие подключить КПК и смартфоны к корпоративной сети. Все они призваны обеспечить своевременную доставку необходимой информации участникам бизнес-процессов и обеспечить функции контроля со стороны руководства.

Необходимыми элементами также являются система защиты информации и система обеспечения устойчивой работы информационной системы, позволяющие комплексу систем бесперебойно функционировать и, соответственно, минимизировать затраты на привлечение ИТ-службы. Пренебрежение к двум последним элементам грозит появлением существенных эксплуатационных проблем и внеплановых затрат. Некоторые из наших заказчиков, к сожалению, смогли убедиться в этом на собственном опыте.

CNews: Какие особенности существуют при внедрения интегрированной системы менеджмента?

Андрей Фадеев: Проекты по внедрению подобных систем являются достаточно сложными, поскольку представляют собой не только программно-технический, но и организационный проект по модернизации существующей структуры предприятия и используемых бизнес-процедур. И организационная составляющая здесь весьма велика.

Типичный проект внедрения автоматизированной системы управления начинается с оценки соответствия системы управления на предприятии возможностям внедряемого решения. Этому процессу сопутствует обучение сотрудников работе в новых условиях. Достаточно часто оказывается, что возможности внедряемой системы позволяют оптимизировать существующие процессы, обрести новые возможности для повышения качества и эффективности бизнес-управления.

Следующий этап — это непосредственное внедрение программно-технических комплексов, которые позволяют автоматизировать либо новые, либо уже существующие бизнес-процедуры. Третий необходимый элемент — объединение нового решения с уже имеющимися информационными системами. Ведь данные, необходимые для работы интегрированной системы менеджмента, могут как генерироваться самой системой, так и поступать из внешних систем. В качестве классического примера можно привести систему бюджетирования и финансового планирования, данные о фактических финансовых затратах из которой поступают в систему проектного управления.

Довольно часто моментом, усложняющим внедрение, являются неточные, расплывчатые требования заказчика. На этапе подготовки технического задания заказчик еще не очень хорошо ориентируется в возможностях предлагаемой технологической платформы. Он в большей степени полагается на отраслевую практику внедрений, на рекомендации консультантов, чем на потребности своей компании. Такой «отрыв от реальности» чреват расплывчатой формулировкой технических требований, предваряющих техническое задание, которое впоследствии разрабатывается специалистами «Поликом Про» совместно с представителями заказчика. Это приводит к удлинению календарных сроков внедрения и повышению его трудоемкости. Частые изменения в технических требованиях, возникающие на этапе согласования, усложняют общее управление проектом.

Разработанные компанией «Поликом Про» интегрированные системы менеджмента являются модульными, что дает возможность заказчику с помощью наших специалистов выбрать необходимые для решения задач блоки системы с заданным функционалом. Это позволяет нам обходить проблему реального использования внедренной системы. Ведь случается, что через некоторое время после внедрения прикладных системы заказчик видит, что проект не принес ожидаемых результатов. После этого дорогое внедренное решение становится мертвым грузом: в лучшем случае используется лишь ограниченное количество функций, которые изначально и были необходимы заказчику. В нашем случае такое развитие событий практически невозможно.

Чтобы минимизировать подобные риски, при внедрении используется несколько подходов. Во-первых, все начинается с создания и внедрения стандартов управления проектами, портфелями проектов и процессами. Это необходимо для того, чтобы на предприятии осталась организационно-методическая база использования модернизированных бизнес-процессов. Во-вторых, применяются современные методики ведения проектов, которые позволяют на раннем этапе внедрения программно-технического комплекса развернуть прототип решения у заказчика и совместно с ним обсуждать удобство интерфейсов, выводимых параметров и необходимость автоматизации тех или иных процедур — до тех пор, пока не будет достигнуто полное согласие в рамках технического задания. Только после этого система полностью развертывается и готовится к опытной эксплуатации.

Но даже если система внедрена успешно, весьма важным фактором является снижение затрат на ее эксплуатацию. Как правило, многие заказчики не придают этому особого значения. Мы же предлагаем комплекс средств, которые позволяют существенно снизить нагрузку на системных администраторов и автоматизировать функции по управлению комплексом внедренных технических средств. Аналогичные централизованные решения существуют у нас и для распределения прав доступа.

CNews: Какими методиками вы пользуетесь при обучении сотрудников заказчика?

Андрей Фадеев: Обучение является необходимым элементом внедрения любых систем автоматизации. «Поликом Про» проводит не только обучение пользователей, но и последующий контроль их знаний при работе с новой системой. Если внедряется система, рассчитанная не более чем на 100-150 пользователей, мы используем традиционное аудиторное обучение, проведение деловых игр. Если же количество пользователей системы значительно больше, то вместо аудиторных занятий заказчику более выгодно использовать систему электронного дистанционного обучения и тестирования. Мы практикуем такой подход при работе с крупными клиентами, параллельно обучая минимальное количество ключевых сотрудников заказчика на очных курсах. Такой подход позволяет в кратчайшие сроки обучить значительное количество персонала заказчика первичным навыкам работы с новой системой, а также протестировать их знания. Практика показывает, что около 15% пользователей оказываются невосприимчивыми к электронным формам обучения, они могут достичь необходимого уровня подготовки только в условиях очных курсов. Эти пользователи «вычисляются», и опытные инструкторы дополнительно проводят для них аудиторные занятия.

Таким образом, максимум через две недели заказчик имеет не только полностью обученный персонал, но и «карту» знаний и навыков каждого конкретного сотрудника по эксплуатации внедренной системы, полученную в ходе тестирования сотрудников, прошедших обучение.

CNews: Часто ли заказчики скептически относятся к вопросу выработки стандартов управления предприятием в рамках внедряемых систем. Насколько, из вашего опыта, велика необходимость внедрения таких стандартов?

Андрей Фадеев: Нередки случаи, когда заказчики экономят на разработке и внедрении единых стандартов, пытаясь таким образом снизить стоимость внедряемой системы. Господствует мнение, что достаточно просто внедрить какое-либо средство автоматизации — и люди сами начнут в нем работать. Но это не так.

В реальности любое новое средство автоматизации вносит определенные изменения в существующие процессы управления и в технологические процессы работы с документами. Использовать новые технические средства только для имитации существующих бизнес-процессов оказывается недостаточно эффективно. В этом случае экономический эффект от внедряемой системы будет достаточно сложно оценить. Поэтому весьма важным элементом является определение методических основ, стандартов предприятия по ведению бизнес-процедур.

В ходе внедрения стандартов наши бизнес-аналитики, описывающие существующую систему управления, сталкиваются с тем, что часть событий и ситуаций в работе заказчика нигде не описаны. Что делать, если наступило такое событие? Никто не знает. Опытные специалисты у заказчика примерно знают, как разрешить возникшую сложную ситуацию, имеют какие-либо неформальные каналы общения, но в этом случае они становятся незаменимыми для компании людьми. Одной из целей внедрения системы автоматизации является снижение зависимости бизнеса от человеческого фактора. Необходимо формально описать все возможные ситуации и предложить для них типовые решения. Именно с этой целью в рамках создания интегрированной системы менеджмента разрабатывается прототип стандарта по управлению предприятием.

CNews: Какова степень унификации разрабатываемых вами стандартов? В каких случаях, на ваш взгляд, без индивидуального подхода не обойтись?

Андрей Фадеев: В этом вопросе все зависит от организационной зрелости компании-заказчика. Если для предприятий, находящихся на одинаковом уровне развития организационных процессов, стандарты могут быть одинаковыми, то для организаций, находящихся на разных уровнях, стандарты будут существенно различаться. Мы порой сталкиваемся с тем, что внедрение решений, хорошо работающих у одних компаний, на других предприятиях буксует. Это связано с различным уровнем зрелости организационных процессов на предприятиях.

Существует несколько классификаций, в частности, для системы управления процессами, по уровню зрелости процессов на предприятии. Аналогичные классификаторы существуют и для систем управления проектами. Практически всегда мы используем их в своей работе. На первом этапе знакомства с предприятием проводится оценка зрелости процессов в области проектного и процессного управления и организационного развития в целом. Исходя из этого, мы предлагаем заказчику адекватные технические средства. Для кого-то существенным прогрессом будет просто создание электронного архива, кому-то необходима система управления портфелем проектов, кто-то нуждается в системе оценки ключевых показателей сотрудников предприятия. Мы предлагаем не только различные технические средства, соответствующие уровню организационного развития компании-заказчика, но и различные стандарты управления проектами и процессами. Это является гарантией успешного внедрения средств автоматизации на предприятии.

CNews: Можно ли считать оптимизацию процессного и проектного управления достаточной?

Андрей Фадеев: Наверное, нет, потому что в основе большинства различных проектов и процессов лежат документы, либо данные, которые хранятся в различных системах. При внедрении систем автоматизации управления предприятием возникает вопрос о создании электронных архивов, или, как минимум, систем документирования деятельности предприятия, в которых сохраняются документы и различные данные, образующиеся в ходе работы различных систем планирования деятельности предприятия — учетных, финансовых и прочих. В этой сфере «Поликом Про» также предлагает ряд специализированных решений.

CNews: На какой платформе строятся предлагаемые вами решения?

Андрей Фадеев: Как правило, решения по интегрированной системе менеджмента предприятия разрабатываются нами на основе платформ IBM и Microsoft, последняя включает в себя MS Project, MS Portfolio Server, MS Office SharePoint Server и ряд вспомогательных элементов.

Если речь идет о проектных организациях или других предприятиях, которым по роду своей деятельности необходимо активно работать с документами (банки, негосударственные пенсионные фонды и др.), то возникает вопрос о специализированных архивных решениях, разработанных нашей компанией на платформах IBM Content Manager и IBM Lorus/Domino. Такие решения обеспечивают возможность хранения миллионов единиц документов и обеспечивают интеграцию с любыми существующими системами.

CNews: На каких предприятиях, на ваш взгляд, целесообразно использовать интегрированную систему менеджмента?

Андрей Фадеев: Наличие такой системы является значительным конкурентным преимуществом уже для предприятий, имеющих «средний» уровень организационного развития. Подобное решение позволяет повысить скорость внедрения инноваций, а также снизить операционные расходы.

Поскольку мы предлагаем решения, основанные на платформах различных вендоров, мы можем гибко подстраиваться под существующую информационную инфраструктуру заказчика. В зависимости от размера предприятия и стоящих перед ним задач, мы предлагаем различные средства, которые будут актуальны для данной компании на каждом конкретном уровне: начиная с автоматизации отдела и заканчивая решением для автоматизации деятельности крупных географически распределенных компаний.

Имея высшие партнерские статусы Microsoft Gold Certified Partner и IBM Premier Business Partner, являясь партнерам ABBYY и Kofax по системам ввода бумажной документации, а также имея большое количество других партнерских статусов ведущих мировых производителей, «Поликом Про» может предложить комплексные решения, которые полностью удовлетворят наших клиентов, на каком уровне организационного развития они ни находились бы.

CNews: Кого из Ваших клиентов, в сфере внедрения систем автоматизации вы мог ли бы назвать?

Андрей Фадеев: В числе наших заказчиков я могу отметить российские заводы и представительства компании Alcatel, концерн «Силовые машины», предприятия «Звезда-Энергетика» и «Гипроникель».

В настоящее время запущен еще ряд проектов по внедрению интегрированной системы менеджмента на нескольких предприятиях. О результатах этих работ сейчас говорить еще рано, они еще не закончены. Думаю, через год, я с удовольствием расскажу и об этом.

CNews: Спасибо.